岩田産業グループ、DXで顧客繁盛を支援：受発注業務デジタル化による経営改善事例

岩田産業グループ、DXで顧客繁盛を支援：受発注業務デジタル化による経営改善事例

はじめに：岩田産業グループのDX推進支援強化

岩田産業株式会社（本社：福岡県福岡市、代表取締役社長：岩田章正）は、「顧客繁盛支援企業」としての使命を掲げ、飲食店およびホテル業界におけるデジタルトランスフォーメーション（DX）推進支援を強化しています。同社は、株式会社インフォマートの代理店として、受発注業務のデジタル化を支援し、業務の効率化、ペーパーレス化、会計処理の省力化を通じて、顧客企業の経営改善に貢献しています。

外食・宿泊業界の現状と課題

外食・宿泊業界は、近年、人手不足の深刻化や業務負担の増加という構造的な課題に直面しています。特に、現場では依然として紙伝票を用いた手入力業務が多く残されており、これが業務効率を低下させる一因となっています。岩田産業グループは、単なる食品卸売業者としてではなく、顧客が抱えるこれらの課題に対し、デジタル技術を活用した業務改革を支援するパートナーとしての役割を重視しています。

インフォマート「BtoBプラットフォーム受発注」導入事例：有明リゾートシティ株式会社

今回は、岩田産業グループが支援し、株式会社インフォマートの「BtoBプラットフォーム受発注」を導入した有明リゾートシティ株式会社様の事例を紹介します。この導入により、有明リゾートシティ株式会社様では、机上に積まれていた約30cmの納品伝票がペーパーレス化され、請求金額チェックや会計入力にかかる時間が9割削減されるという顕著な成果が得られました。

企業概要と導入前の課題

有明リゾートシティ株式会社様は、1990年6月に設立され、ホテル・旅館事業を展開しています。本社は熊本県荒尾市本井手1558に位置し、グリーンランドのグループ企業として、人気の遊園地に隣接する公式ホテル「ホテルヴェルデ」と「ホテルブランカ」を運営しています。また、グリーンランドが運営するゴルフ場も併設しており、お客様は遊園地やゴルフの利用客、ビジネス客の他、修学旅行などの団体客まで、時期によって多岐にわたります。同社の企業サイトはこちらで確認できます。

導入前、同社では仕入れ品の購買管理において複数の課題を抱えていました。事務部購買課の原口由香里氏によると、仕入れ品の経理処理は手作業が中心でした。まず、購買課は料飲や用度などの各部門から提出される手書きの注文書を基に、商品名や数量を1件ずつエクセルに入力していました。その後、それらを取引先ごとにまとめてFAXで発注し、発注内容を会計ソフトに手入力するという一連の作業に、毎日2〜3時間を要していました。

納品時にも同様に、納品伝票を1枚ずつエクセルに入力し、納品漏れの確認は会計ソフトに入力した発注内容と納品書を照合して行っていました。納品間違いがあれば、取引先に電話で確認するという手間も発生していました。確認が完了した納品伝票はファイリングされ、必要な際に内容確認や価格比較に利用されていましたが、このファイリングされた伝票が机上に約30cmも積み上がっていたといいます。さらに、現場の納品伝票と仕入れ先からの請求金額をチェックするためのエクセルを別途作成し、管理する必要がありました。

事務部購買課の森美智男氏によると、毎月の棚卸業務も大きな負担となっていました。各部門から前月残高と当月残高の書類を回収し、それらをエクセルに入力して当月の消費高を計算する作業は、複数のエクセルファイルを開きながら行われ、1〜2日を要することもありました。

業務改善への意識とシステム導入の経緯

これらの課題に対し、業務改善への意識が高まったのは、机上に積まれた大量の伝票を見た社長からの「まだそんなことしてるの？」という指摘がきっかけでした。ちょうど社内でDX化を進めているタイミングであったため、購買課でもこの取り組みを推進することになりました。

システム導入に向けて様々なサービスが検討され、2024年2月にインフォマートの『BtoBプラットフォーム受発注』が採用されました。森氏によると、選定の最大の決め手は、多くの企業が既に利用しているという実績でした。また、導入検討時にはインボイス制度が開始される時期であったため、使い勝手の良さと法令対応の確実性において、インフォマートのシステムが優れていると判断されました。

導入当初、一部のスタッフがシステムに慣れるまでに時間を要したと原口氏は語っています。宿泊業界では一般的に、厨房スタッフなどの平均年齢が高く、パソコンやスマートフォンに苦手意識を持つ従業員が少なくありません。そのため、まずはスマートフォンやタブレットの操作に慣れている若手スタッフがシステム操作を習得し、他の従業員に教育していくという方針が取られました。これにより、大きな混乱なくシステムが組織全体に浸透していきました。

各業務における導入効果

『BtoBプラットフォーム受発注』の導入は、有明リゾートシティ株式会社様の各業務に多大な効果をもたらしました。

発注業務の効率化

原口氏によると、最も顕著な効果の一つは、各部門の担当者が直接発注できるようになったことです。これにより、購買課が手書きの注文書をまとめ、エクセルに入力し、FAXで送信し、さらにファイリングするという一連の作業が完全に不要となりました。注文内容を確認したい場合も、システム上の「取引カレンダー」機能を使うことで簡単に検索できるため、かつて机上に30cmも積まれていた紙伝票の中から目的の1枚を探す手間がなくなりました。現在では、紙の使用はほぼゼロとなり、日々2〜3時間かかっていた発注関連業務は9割以上削減されました。

棚卸業務の劇的な改善

森氏によれば、棚卸機能の活用により、毎月の棚卸業務にかかる時間も大幅に短縮されました。以前は、各現場が紙の棚卸表に残数を記入し、購買課がそれらを回収してエクセルに入力していました。しかし、システム導入後は、現場のスタッフがシステム上で直接棚卸データを入力できるようになったため、購買課での回収や入力作業が不要になりました。購買課が担当する洗剤などの消耗品倉庫の棚卸も、納品された商品の数と実際の物品の数合わせのみとなり、作業負担が大きく軽減されました。

請求書管理の簡素化

請求書管理においても、大きな改善が見られました。これまでは、請求金額と会計システムの金額が合わない場合、どの部門の、いつの、どの商品の金額が不一致であるかを、伝票を一枚一枚めくりながら確認する必要がありました。しかし、システムを使った受発注では、納品数量や金額に変更があればすぐにシステム上に反映されるため、金額が合わないという問題が発生しなくなりました。

森氏によると、請求書を確認して月次決算資料をまとめる作業も時間短縮されました。以前は、仕入れ先には毎月4日までに請求書を郵送またはFAXで送付してもらうことになっていましたが、常に催促の電話が必要でした。インフォマートの受発注システムを利用している仕入れ先については、画面上で即座に正確な請求金額を確認できるようになり、催促の必要がなくなりました。また、請求書のフォーマットが統一されたことで、様々な形式の請求書を読み解く負担も解消されました。

会計処理の省力化

会計ソフトへの入力作業も大幅に解消されました。インフォマートの会計連携機能により、自動仕訳された請求情報をCSV形式で出力し、同社の会計ソフトへアップロードするだけで済むようになりました。これにより、入力時間の削減はもちろんのこと、入力ミスがなくなったことは最大のメリットであると原口氏は強調しています。仕訳は、商品ごとに勘定科目を設定することで会計ソフトに反映させています。導入時に4000品目以上の商品一つ一つに勘定科目を設定する作業は骨が折れるものでしたが、その努力をはるかに上回るほどの毎月の作業削減に大きく貢献しています。

DX化の今後の展望

システム利用によって得られた時間は、すでに有効活用が進んでいます。原口氏の業務効率化により、森氏が担当していた業務の一部を原口氏が引き継ぎました。その結果、森氏はマイクロバスの効率的な運用管理など、お客様送迎の管理業務を担当するようになりました。

今回のインフォマートシステム導入を皮切りに、有明リゾートシティ株式会社様はDXの推進をさらに加速させる計画です。宴会業務のシステム化、社内決裁のシステム化など、購買以外のセクションにおいてもペーパーレス化、データ化、情報共有を進めていく方針です。システム導入で実感した業務の迅速化を多岐にわたって利用し、全社的なDXを推進していくことが期待されます。

岩田産業グループが目指す顧客繁盛支援のかたち

岩田産業株式会社は、今後も「顧客繁盛支援企業」として、単なる食材供給に留まらず、顧客の経営課題解決に寄り添った提案活動を強化していく方針です。受発注のデジタル化や業務効率化だけでなく、売上分析、仕入れ最適化、人手不足対策、店舗運営改善など、飲食店・宿泊業界が抱える様々な課題に対し、現場目線で最適なソリューションを提供していきます。

同社は、DXを通じて生まれた時間を「お客様への価値提供」に変え、よりスピーディーで質の高い提案を実現することで、顧客の繁盛と地域の食文化発展に貢献していくことを目指しています。

会社概要

会社名: 株式会社岩田産業グループホールディングス
所在地: 福岡県福岡市博多区
事業内容: 業務用食品卸売事業、酒類卸事業、青果卸事業、外食事業ほか
URL: https://www.iwatasangyo.co.jp/
関連リンク: https://iwatasangyo.co.jp/business/iwata-sangyo/